เช่ารถบัสไปสัมมนา/Outing บริษัท ต้องเตรียมเอกสารอะไร?

เช่ารถบัสไปสัมมนา/Outing บริษัท — เตรียมเอกสารยังไง?

การจัด Outing หรือสัมมนานอกสถานที่เป็นกิจกรรมสำคัญในการสร้างทีม การเช่ารถบัสคุณภาพดี จะช่วยให้ทริปประสบความสำเร็จ และคุณสามารถนำค่าใช้จ่ายไปเบิกบริษัทได้อย่างถูกต้อง

เอกสารที่ต้องเตรียม

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ขอจากบริษัทรถบัส ระบุรายละเอียดให้ชัด:

• ประเภทรถ จำนวนคัน
• วันที่และเวลาเริ่ม-สิ้นสุด
• เส้นทางและจุดแวะ
• ราคา รวม/ไม่รวมอะไรบ้าง
• เงื่อนไขการชำระและยกเลิก

2. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี บริษัทรถบัสต้องเป็นนิติบุคคลที่จดทะเบียน VAT

3. หนังสือสัญญาเช่า

ระบุรายละเอียดบริการ ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่าย ค่าปรับ ค่าเสียหาย

กระบวนการอนุมัติภายในบริษัท

1. ทำเรื่องขออนุมัติงบประมาณกับ HR/Finance
2. เสนอใบเสนอราคา 2-3 บริษัท (Comparison)
3. HR/Manager เลือกบริษัทที่เหมาะสม
4. ทำ PO (Purchase Order)
5. โอนเงินมัดจำ — ส่วนใหญ่ 30-50%
6. ชำระส่วนที่เหลือก่อน/หลังเดินทาง

วางแผนเส้นทางและตารางเวลา

• จุดนัดพบ — ใกล้ที่จอดรถ MRT/BTS เพื่อความสะดวก
• เวลาออกเดินทาง — ออกเช้าหลีกเลี่ยงรถติด
• จุดแวะระหว่างทาง — ทุก 2 ชม. สำหรับเข้าห้องน้ำ
• เวลาถึงปลายทาง — เผื่อรถติด 30-60 นาที

กิจกรรมบนรถ — ทำอะไรดี?

• เล่นเกมทีมบิลดิ้ง
• เปิดวิดีโอเทรนนิ่ง
• คาราโอเกะแลกของรางวัล
• แจกเสื้อทีม ของชำร่วย

ลักมีทัวร์ เป็นบริษัทจดทะเบียนถูกต้อง ออกใบกำกับภาษีและใบเสนอราคาให้ทันที — สำหรับสัมมนาและ Outing บริษัท